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Ich mache ein Konzert: Was ist dabei zu beachten?

Beim Veranstalten von Konzerten gilt es mehrere Dinge zu beachten. Neben einem guten Konzept und einer gut durchdachten Planung sind die zielgerechte Vermarktung und Buchung qualitativ hochwertiger Acts entscheidend. Gerade junge Veranstalter scheitern oft daran, dass sie sich nicht genügend Zeit für die Planung geben und über viele notwendige Details nicht Bescheid wissen. Ein Gastbeitrag von Christian Brückner.

Ziele:
Im Vorhinein müssen die Ziele und die Größenordnungen des Konzerts klar definiert sein:

  • Wird ein kleiner Club-Gig organisiert, eine Tour, Veranstaltungsreihe oder wird ein Festival geplant?
  • Welche Lokation passt zu meinem Event? (Welcher Club, Gelände passt zur Musik und zur Szene die ich ansprechen will)
  • Den zeitlichen Rahmen planen (eintägig, mehrtägig, findet die Veranstaltung regelmäßig statt?)
  • Kommerzielles Konzert oder Benefizkonzert?
  • Indoor-/ Outdoorveranstaltung?

Veranstaltungsname:
Der passende Veranstaltungsname spiegelt kurz und prägnant wider, für was die Veranstaltung steht. Anhaltspunkte können beispielsweise sein:

  • Genre
  • Lokation
  • Region
  • Thema
  • Acts
  • Zeit (Datum, Jahreszeitraum)

Werbung:
Ein ausgewogener Mix aus Plakatwerbung, Flyern, Printmedien (Zeitung, Fachzeitschriften), Radio, TV sowie Onlinewerbungkampagnen (Facebook, Instagram) ist ratsam. Das gezielte Werben sollte spätestens vier Wochen vor dem Event, bei größeren Events zwei bis sechs Monate vorher, beginnen.

Anmeldung des Konzerts bei der GEMA und der KSK (Künstlersozialkasse):
Jeder Veranstalter, der Konzerte mit GEMA-pflichtiger Musik veranstaltet, hat diese abzuführen. Genaue Informationen zur Anmeldung sowie den Tarifen gibt es hier.
Nicht nur an die GEMA sind Beiträge zu leisten, sondern auch an die KSK (Künstlersozialkasse). Sie bietet Künstlern und Publizisten, die nach dem Künstlersozialgesetz versichert sind, ähnlichen Schutz wie sozialversicherten Arbeitnehmern. Der Beitrag ändert sich jährlich und beträgt für das Jahr 2017 4,8 % des gezahlten Nettohonorars.

Finanzierung:
Vor der Umsetzung des Konzertes sollte genau kalkuliert werden, was benötigt wird und wie die möglichen Ein- und Ausgaben zustande kommen. Abhilfe verschafft hier eine Kostenübersicht:
Unkosten:

  • Homepage (Domain, Webhosting, Design, Logo)
  • Werbung (Plakate, Flyer, Radio, TV, Onlinekampagne)
  • Fotograf
  • Kameramann
  • Ticketing (Vorverkauf, Abendkasse, Ticketdruck, Ticketversand)
  • Eintrittsutensilien (Eintrittsband, Stempel, Geldkassette, Barcode-Scanner)
  • Personal (Kasse, Tontechniker, Gastronomie, Künstlerbetreuer, Promoter, Pressearbeit, Merchandise)
  • Technik
  • Location (Club, Festivalgelände)
  • Genehmigungen (Ausschank, Essenverkauf) 
  • GEMA
  • KSK
  • Künstlergagen

Einnahmen:

  • Ticketverkauf
  • Getränkeverkauf
  • Essenverkauf
  • Standgelder
  • Sponsoring
  • Fördergelder

Mögliche Sponsoren können Banken, Musikgeschäfte oder Lebensmittelhersteller sein. Ein Mehrwert und somit eine größere Wahrscheinlichkeit einer finanziellen Unterstützung kann u.a. durch einen regionalen Bezug und derselben Zielgruppe geschaffen werden. Fördergelder können durch die Initiative Musik, welche durch das Amt der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur Medien gefördert wird, beantragt werden. Ganz wichtig ist es, den Finanzierungsplan an das eigene Budget anzupassen und realistisch abzuwägen, was finanziell möglich ist.

Booking:
Ein guter Booker passt das Line Up an die Ansprüche des Events an. Folgende Faktoren sind wichtig für die Entscheidung der richtigen Künstler, Bands:

  • Professionelles Auftreten der Band (Musikaufnahmen, Homepage, Pressefotos, Pressetext, Videos)
  • Referenzen (Wettbewerbe, gespielte Konzerte, Touren, Chartplatzierungen)
  • Passendes Genre
  • Liveperformance
  • Fanbase
  • Bekanntheitsgrad

Aufgabenverteilung:
Die richtige Aufgabenverteilung sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Folgende Bereiche sind abzudecken:

  • Gastronomie (Getränke, Essen)
  • Ticketing (Vorverkauf, Abendkasse)
  • Booker
  • Tontechniker (bei größeren Events zusätzlich einen Tontechniker für den Bühnensound)
  • Stagehands
  • Buchhalter
  • Pressearbeit
  • Künstlerbetreuer

Fazit:
Es ist immer wichtig, sich Klarheit über die Ziele, Ablauf und Finanzierung des Konzertes zu schaffen. Bei einer guten Umsetzung der formulierten Punkte, kann die im Vordergrund stehende Musik von Veranstaltern, Künstlern und Zuschauern bestmöglich genossen werden, was wiederum der Atomsphäre und dem Image der Veranstaltung zu Gute kommt.