Sobald ein Werk neu angemeldet und verrechnungsfähig dokumentiert ist, erhalten alle am Werk Beteiligten eine Werkbestätigung. Im zwei-stufigen Werk-Anmeldeverfahren zur Übermittlung der gemeinsamen Beteiligung von Urheber und Verlag an den gesetzlichen Vergütungsansprüchen meldet der Verlag nach der Werkanmeldung diese Information über das EBV nach, wenn der Urheber zugestimmt hat. Das Werk erfährt damit eine Werkänderung gem. § 41 GEMA-Verteilungsplan.
Damit diese Angaben auf ihre Richtigkeit überprüft werden können, versendet die GEMA dafür Mitteilungen zu Änderungen an einem Werk (Änderungsmitteilungen). Der Versand der zusätzlichen Registrierungsbestätigungen entfällt damit. Der Vorteil der Änderungsmitteilungen im Vergleich zu den extra für den Rückabwicklungszeitraum erstellten Registrierungsbestätigungen besteht darin, dass die aktuelle Werkdokumentation abgebildet wird. Die Kennzeichen zur Verlegerbeteiligung sind integriert und werden in den Werkvereinbarungen zu den Vertreten-Von-Verweisen mit ausgegeben.

Sollte die Werkdokumentation unrichtig sein, kann gegen sie durch den Berechtigten innerhalb von drei Monaten nach Zugang Einspruch erhoben werden (§ 49 Satz 2 des Verteilungsplans). Bitte antworten Sie auf die E-Mail der Mitteilung unter Angabe des Einspruchsgrundes. Einsprüche per Brief richten Sie bitte an die Adresse GEMA, Postfach 30 12 40, 10722 Berlin.

Für zukünftige Ausschüttungen sind nur noch zwei Verlegerkennzeichen notwendig:
VBNUT: Beteiligung des Verlegers an Nutzungsrechten und nicht an gesetzlichen Vergütungsansprüchen
VBALL: Beteiligung des Verlegers an Nutzungsrechten und gesetzlichen Vergütungsansprüchen

VBNUT ist der Initialwert bei Werken und Vereinbarungen. Das EBV ist nur noch notwendig, wenn der Wert VBNUT in VBALL geändert werden soll. (zweistufiges Anmeldeverfahren).

Die Bedeutung aller Verlegerkennzeichen für Rückabwicklung und Zukunft können Sie  hier nachlesen.

Der Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung über für die gemeinsame Beteiligung von Urheber und Verlag an zukünftigen Ausschüttungen gesetzlicher Vergütungsansprüche erstreckt sich auf den Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung, d.h. längstens auf die Dauer der Schutzfrist.