ICE-Dokumentationsprojekt

Gemeinsam mit ICE AB bzw. ICE GmbH sowie den Partnern PRS for Music (United Kingdom) und STIM (Schweden) führt die GEMA das ICE-Dokumentationsprojekt durch: ICE wird in Zukunft Werke, audiovisuelle Produktionen und Verlagsvereinbarungen für die GEMA dokumentieren. Ansprechpartner ändern sich für die Mitglieder der GEMA nicht. Auch die gewohnten Online-Services zur Werkeanmeldung stehen weiterhin zur Verfügung.

Informationen für Mitglieder

Vortrag auf der DMV-Tagung vom 9. Juni 2016

Vortrag im Rahmen der Roadshow vom 23.-27. Januar 2017

 Dr. Jacob de Ruiter zum Übergang der Dokumentation zu ICE

 

Über ICE Operations AB/ICE International Copyright Enterprise Germany GmbH (ICE AB/GmbH)


ICE Operations AB mit Sitz in Bromma bei Stockholm wurde 2007 von PRS for Music und STIM als Anbieter von Dokumentationsdienstleistungen in den Bereichen Werke und Verträge gegründet. Die GEMA ist Mitte 2015 als Gesellschafter hinzugekommen. Mit der ICE International Copyright Enterprise Germany GmbH ist ICE inzwischen auch in Berlin präsent.

Der aktuelle Kundenstamm von ICE AB bzw. ICE GmbH für Dokumentationsdienstleistungen umfasst PRS for Music, STIM, BUMA/STEMRA, SABAM und POLARIS (KODA, TEOSTO, TONO). ICE AB betreibt die ICE Copyright Database, in der die Repertoires dieser Gesellschaften gemeinsam administriert werden.

Der Service-Umfang von ICE AB bzw. ICE GmbH soll 2018 deutlich erweitert werden: ICE wird dann in der Lage sein, auch für die GEMA Dokumentationsservices durchzuführen. Außerdem wird ICE Dienstleistungen für die Dokumentation von audiovisuellen Produktionen (wie Filmen und Fernsehproduktionen) anbieten.

Zur Website von ICE AB: www.iceservices.com.

FAQ

Dies ist das Projekt, mit dem der Übergang der GEMA-Dokumentation zu ICE gestaltet wird. Nach Abschluss des Projektes wird die GEMA an einer gemeinsamen Dokumentation partizipieren, die inzwischen von mehreren Verwertungsgesellschaften in Europa verwendet wird.

Mit diesem Projekt erweitert die GEMA gemeinsam mit ICE, PRS for Music und STIM die ICE-Systeme sowie das Service-Angebot von ICE. Denn ICE soll in Zukunft für die GEMA Dokumentationsdienstleistungen durchführen, und zwar in den Bereichen:

  • Werke
  • Vereinbarungen
  • Audiovisuelle Produktionen.

Nach der Umstellung der derzeitigen GEMA-Dokumentation mit dem System DIDAS auf ICE werden alle GEMA-Sparten auf der Grundlage der ICE-Dokumentation verteilt.

Technische Grundlage dafür ist einerseits die bereits vorhandene ICE Copyright Database, die dafür gemäß GEMA-Anforderungen anzupassen und zu erweitern ist. Außerdem soll ein neues ICE-System für die AV-Dokumentation geschaffen werden.

Das Projekt beinhaltet auch die Migration von Daten aus der GEMA-Dokumentationsdatenbank DIDAS nach ICE.

Diese Überführung zu ICE bedeutet nicht, dass sämtliche Dokumentationsaufgaben von ICE erledigt werden. Insbesondere für die Kontakte und Mitgliederservices wird die GEMA weiterhin zuständig sein (Front-Office der Dokumentation).

Ihr Ansprechpartner in Dokumentationsfragen ist daher weiterhin die GEMA. Sie melden ihre Werke, Vereinbarungen und audiovisuellen Produktionen bei der GEMA an. Unter bestimmten Voraussetzungen können allerdings Verlage ihre Werke direkt bei ICE anmelden (siehe Punkt 5).

Ja, die Pflicht zur Anmeldung ist im GEMA-Berechtigungsvertrag und im GEMA-Verteilungsplan geregelt. Für verlegte Werke gilt wie bisher auch, dass der Verleger zugleich für die Urheber zur Anmeldung verpflichtet ist, und zwar auch für die Urheber, die er nicht selbst per Verlagsvertrag vertritt.

Nein, im Rahmen der Datenmigration werden die vorhandenen Werkregistrierungen in die ICE-Datenbank übernommen bzw. werden Werke, die in der ICE-Datenbank bereits vorhanden sind, geprüft und wenn erforderlich ergänzt oder korrigiert. Dies gilt ebenso für bereits registrierte audiovisuelle Produktionen.

Für Verlage soll die Möglichkeit bestehen, auf eigenen Wunsch ihre Werkanmeldungen mittels CWR-Verfahren direkt mit ICE abzuwickeln. Dies dürfte insbesondere für international tätige, zentralisierte Verlage interessant sein. Diese direkte Anmeldung bei ICE ist nur für Verlage möglich, die das elektronische CWR-Format nutzen.

Voraussetzung für diese Ausnahme ist, dass der direkte Kontakt zwischen Mitglied, GEMA und ICE abgestimmt und schriftlich festgehalten wird.

Ja, Sie können auch künftig Ihre Werke über die Online-Werkanmeldung registrieren lassen oder das Papierformular für die schriftliche Anmeldung per Post nutzen. ICE verarbeitet ausschließlich Werkanmeldungen im elektronischen CWR-Format und nimmt keine Papieranmeldungen an. Meldungen in anderen Formaten werden daher von der GEMA vorverarbeitet und im CWR-Format an ICE übermittelt. Die GEMA wird die Formate für die Werkanmeldung online, den Webservice und das Papierformular für die Werkanmeldung im Hinblick auf ICE anpassen.

Für Neuanmeldungen und Änderungen an bereits registrierten Werken sind die im Verteilungsplan festgelegten Anmeldefristen verbindlich.

Wenn die Spieldauer angemeldet worden ist, wird sie in der ICE-Datenbank an der Werkfassung registriert. Damit kann die Spieldauer bei der Punktbewertung der E-Musik und U-Musik berücksichtigt werden. Zuständig für die Punktbewertung ist weiterhin die GEMA, nicht ICE.

Ja. Für die Anmeldung von verlegten Werken ist künftig die ICE-Vereinbarungsnummer (die sogenannte ICE-Agreement Number) eine Pflichtangabe. Dies bedeutet: Bevor das erste verlegte Werk eines Original- oder Subverlagsvertrags angemeldet werden kann, muss der Verlag diese Vereinbarung mit dem Formular oder (besser) mit dem Online-Service auf der GEMA-Website anmelden. Der Verlag erhält eine Bestätigung mit der ICE-Vereinbarungsnummer zurück. In der anschließenden Werkanmeldung muss die Vereinbarungsnummer der zutreffenden Vereinbarung bzw. Vereinbarungshierarchie angegeben werden. Dann kann ICE das Werk und die bereits registrierte Vereinbarung miteinander verknüpfen.

Dieses künftige Verfahren betrifft sowohl original- als auch subverlegte Werke. Das bedeutet: Auch für Originalwerke ist zunächst die Originalverlagsvereinbarung anzumelden, bevor die einzelnen Werke angemeldet werden können.

Für unverlegte Werke sind keine Vereinbarungsnummern erforderlich; sie können wie bisher von den Urhebermitgliedern angemeldet werden.

Die Anmeldung von Vereinbarungen soll in Zukunft generell über die GEMA-Website laufen. Von dort werden die Daten automatisch an ICE weitergeleitet. Wenn ICE die Anmeldung verarbeitet hat, erhalten Sie die Vereinbarungsnummer (ICE Agreement Number), die Sie für die Werkanmeldung brauchen.

Nein, Manuskriptwerke werden ohne Verweis auf eine Vereinbarung registriert.

Nein, Vereinbarungsnummern werden in Zukunft für alle verlegten und subverlegten Werke benötigt, unabhängig davon, ob es sich dabei um nationales oder internationales Repertoire handelt.

Ein bei der GEMA registriertes Werk umfasst wie eine Klammer alle Fassungen dieses Werkes, wie die Originalfassung sowie eventuell vorhandene Bearbeitungen von Musik und Text. Dagegen ist ein bei ICE registriertes Werk (ein „ICE-Work“) identisch mit dem, was die GEMA als Werkfassung bezeichnet. Jedes „ICE-Work“ hat eine individuelle Nummer. Ihnen ist der Begriff der Werkfassung aus den Abrechnungsunterlagen vertraut. Die Repertoiresuche zeigt ebenfalls Werkfassungen an.

Dies hat als Konsequenz, dass das Aussehen der Werkbestätigungen sich ändern wird. Die wichtigsten Punkte sind:

  1. Die neue Bestätigung zeigt eine Werkfassung („ICE-Work“), kein Werk im Sinne der GEMA-Dokumentationsdaten DIDAS
  2. Die neue Bestätigung enthält die Werkfassungsnummer von ICE („ICE Work Key“), nicht die DIDAS-Werknummer.
  3. Die neue Bestätigung zeigt das Anteilsbild der Werkfassung, das sogenannte Share Picture.


Die künftigen Bestätigungen aus ICE sind somit grundsätzlich vergleichbar mit der Anzeige von Werkfassungen in der erweiterten Online-Werkedatenbank der GEMA.


Nein, die GEMA wird stattdessen die ICE-Werknummer (ICE Work Key) verwenden. GEMA-Werkfassungen, die im Rahmen der Datenmigration in der ICE-Datenbank angelegt werden, erhalten eine ICE-Werknummer. Werke, die nach der Umstellung auf die ICE-Dokumentation neu registriert werden, haben nur ICE-Werknummern. Im Rahmen der Datenmigration werden die bisherigen GEMA-Werknummern mit den ICE-Werknummern verknüpft. Um Sie bei dieser Umstellung auf die ICE-Werknummern zu unterstützen, werden wir Ihnen diese Verknüpfungen zur Verfügung stellen. Dies gilt analog für die derzeitigen Nummern von audiovisuellen Produktionen (AV-Werkenummern), die auf ICE AV Keys umgestellt werden. Da diese Verknüpfungen aufgrund von Änderungen im ICE-Datenbestand schnell veralten und für neue Werke nach Umstellung auf ICE keine Verknüpfungen vorhanden sind, empfehlen wir Ihnen, möglichst schnell und konsequent auf die neuen ICE Work Keys und ICE AV Keys umzusteigen. Eine weitere Umstellung betrifft die Mitgliedsnummer (Beteiligtennummer), wie unten erläutert („Was ist die IPI und was sind die IPI Nummern?“)

Die GEMA wird weiterhin die Repertoiresuche als Online-Service anbieten, mit dem Unterschied, dass die Befüllung aus ICE heraus erfolgen wird. Ein direkter Zugriff für die Mitglieder auf das ICE-System ist nicht vorgesehen.

CAE-Nummer“ ist die ehemalige Bezeichnung für die „IPI Name Number“. Nähere Erläuterungen erhalten Sie unter der Frage „Was ist die IPI und was sind die IPI Nummern?

Die IPI (Interested Parties Information) ist die internationale Beteiligtendatenbank der CISAC, des Dachverbandes der Verwertungsgesellschaften. Sie enthält Informationen über rund drei Millionen Komponisten und Textdichter sowie rund 475.000 Musikverlagen. Vorgänger der IPI war das CAE-Verzeichnis.

In der IPI werden folgende zwei Nummern verwendet:

  • IPI Base Number: Diese Nummer identifiziert den Beteiligten eines Werkes selbst, unabhängig von dem oder den Namen, die der Beteiligte für seine Werke verwendet. Die IPI Base Number ist nur dem Beteiligten bekannt.
  • Die IPI Base Number wird die bisherige GEMA-Beteiligtennummer und damit auch die GEMA-Mitgliedsnummer („GEMA-Hauptkontonummer“) ablösen. Die Direktion Mitglieder- und Repertoire-Management wird die Mitglieder der GEMA rechtzeitig über ihre individuelle IPI Base Number informieren.
  • IPI Name Number (ehemals „CAE-Nummer“): Diese Nummer identifiziert den Namen eines Beteiligten an einem Werk. Hat ein Beteiligter zwei Namen (z. B. ein Patronym und ein Pseudonym), ist jeder Name mit einer eigenen IPI Name Number verbunden.
  • Die IPI Name Numbers werden international verwendet, was den Anmelde- und Registriervorgang deutlich erleichtert. Während Namensangaben in der Anmeldung häufig mehrdeutig sind, legt die IPI Name Number den Beteiligten mit einer bestimmten Schreibweise eindeutig fest. Dies beschleunigt die Erstellung der Werkeregistrierung und beugt Fehler vor.

Die GEMA stellt ihren Mitgliedern hier seit 2009 in einem passwortgeschützten Bereich einen Auszug der IPI-Daten zur Verfügung. Die IPI Base Numbers werden aus Gründen der Vertraulichkeit hier nicht angezeigt.

Markus Nees, Geschäftsführer von ICE Operations: "Es ist natürlich schwierig, eine abschließende Antwort darauf zu geben, solange sich die Politik selbst noch sortieren muss. Grundsätzlich kann ich sagen, dass ICE Operations in Deutschland verwurzelt ist, rechtlich wie operativ. Das wird langfristig so bleiben. Damit sehe ich aktuell keine Auswirkung auf unser Geschäft"