Für unsere Tochtergesellschaft CESARights GmbH am Standort München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt: Teamassistenz (m/w/d) – Operative Unterstützung und Office Management in Vollzeit (40 Stunden/Woche).
Du liebst Musik? Dann hilf mit, sie zu schützen!
In der vielseitig ausgestalteten Position bist Du als Mitglied eines kleinen und agilen Teams mitverantwortlich für die Geltendmachung von urheberrechtlichen Auskunfts- und Zahlungsansprüchen. Du arbeitest als Schnittstelle eng mit dem kaufmännischen Bereich sowie der Rechtsabteilung, übernimmst zentrale operative Aufgaben im Prozess der Anspruchsdurchsetzung auch in unseren IT-Systemen und wirkst aktiv an der Ausgestaltung der zugrundeliegenden zentralen Unternehmensprozesse mit. Du verfügst als interdisziplinärer Ansprechpartner über fundiertes Wissen über die Geschäftsabläufe, behältst den Überblick auch über komplexe Sachverhalte und verschiedene von Dir betreute Projekte und kommunizierst intern sowie mit unseren Stakeholdern.
Hier spielt die Musik – Dein Einsatzgebiet:
- Du arbeitest eng mit den Bereichen Accountmanagement und Legal und unterstützt unser Team operativ, indem du Kampagnen in unserem CRM-System vorbereitest, anlegst und ausführst, Mahnschreiben erstellst und mit unseren externen Rechtsanwaltskanzleien abstimmst.
- Du pflegst und verwaltest Vorlagen und Korrespondenz in unserem CRM-Tool und verantwortest die Anlage von Verfahrensakten sowie die Verschlagwortung und Ablage von verfahrensrelevanten Dokumenten in unserem System Lecare.
- Du sorgst für reibungslose Abläufe im Office-Alltag, indem du alle Formen von Posteingängen (digital und physisch) koordinierst, verschiedene Postfächer z.B. Info- und Pressepostfächer sowie beA Postfächer betreust und Büromaterial und Merchandise bestellst.
- Du vertiefst deine Fachkenntnisse im Tagesgeschäft und hast Freude dran in die Prozessabläufe des Unternehmens einzutauchen und diese zu verstehen.
- Du hast Dir nach erfolgter Einarbeitung einen guten Überblick über unsere Geschäftsinhalte verschafft und betreust die Inhalte der Unternehmens-Websites sowie LinkedIn-Auftritte inhaltlich und technisch.
- Du koordinierst Versammlungen mit unseren Stakeholdern und unterstützt das Team bei weiteren organisatorischen Themen wie Reise- und Terminplanung, Abrechnungen, Protokollen und Präsentationen, pflegst Verteiler und bringst dich bei Teamevents sowie ausgewählten Projekten ein.
Stimmig – Deine Erfahrungen:
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Du bringst Erfahrung in der Teamassistenz, im Office Management oder in vergleichbaren administrativen/operativen Funktionen mit – idealerweise auch im Umgang mit Datenbanken oder Fachsystemen.
- Du arbeitest zuverlässig, strukturiert und detailorientiert und behältst auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.
- Du gehst sicher mit gängigen MS-Office-Programmen um und hast Freude daran, dich in neue IT-Systeme (z. B. unser yuuvis basiertes CRM-Tool Enzian, Lecare, beA, Microsoft Strategy) einzuarbeiten.
- Du gehst sicher mit Texten aller Art um und verfügst über eine schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in geschäftliche Hintergründe und bestehende Geschäftsprozesse.
- Du bist belastbar, kommunikationsstark, organisierst gern und unterstützt dein Team mit Engagement und Hands-on-Mentalität.
- Du hast Lust, dich sowohl in wiederkehrende Routineaufgaben als auch in wechselnde Projekte einzubringen.
