Die recht­li­chen Vor­ga­ben für die Tä­tig­kei­ten der GEMA ba­sie­ren auf dem Ur­he­ber­rechtsge­setz („UrhG“) und dem Ver­wer­tungs­ge­sell­schaf­ten­ge­setz („VGG“). Hier­in sind auch die be­hörd­li­che Kon­trol­le der GEMA sowie die Vor­ga­ben für das Ver­hält­nis zwi­schen der GEMA, Mu­sik­nut­zern und Nut­zer­ver­ei­ni­gun­gen (Ver­bän­den) ge­re­gelt.

• Zwi­schen der GEMA und den un­ter­schied­lichs­ten Ver­ei­ni­gun­gen, Ver­bän­den oder Or­ga­ni­sa­tio­nen be­stehen Ge­samt­ver­trä­ge. Mit­glie­der bei sol­chen Ge­samt­ver­trags­part­nern er­hal­ten bei recht­zei­ti­ger An­mel­dung von öf­fent­li­chen Mu­sik­nut­zun­gen oder Ver­viel­fäl­ti­gun­gen Nach­läs­se für kon­kre­te Ver­trags­hil­fe­leis­tun­gen auf die Nor­mal­ver­gü­tungs­sät­ze. Ge­samt­ver­trä­ge exis­tie­ren in den un­ter­schied­lichs­ten Be­rei­chen, in denen Musik öf­fent­lich ge­nutzt oder ver­viel­fäl­tigt wird, z.B. im Be­reich der Musik aus­üben­den Ver­ei­ne, mit So­zi­al­ver­bän­den oder kul­tu­rel­len Ver­ei­ni­gun­gen etc.
• Nach § 35 VGG ist die GEMA ver­pflich­tet, mit Ver­ei­ni­gun­gen von Mu­sik­nut­zern Ge­samt­ver­trä­ge zu an­ge­mes­se­nen Be­din­gun­gen ab­zu­schlie­ßen, so­weit ihr dies zu­mut­bar ist. Die Vor­schrift er­gänzt den sog. „Ab­schluss­zwang“, nach wel­chem die GEMA ver­pflich­tet ist, auf­grund der von ihr wahr­ge­nom­me­nen Rech­te je­der­mann auf Ver­lan­gen zu an­ge­mes­se­nen Be­din­gun­gen Nut­zungs­rech­te ein­zu­räu­men, um eine be­son­de­re Form: Die GEMA muss mit Nut­zer­ver­ei­ni­gun­gen unter be­stimm­ten Vor­aus­set­zun­gen Ge­samt­ver­trä­ge schlie­ßen.
• Die Nut­zer­ver­ei­ni­gun­gen wie­der­um bin­den eine Viel­zahl von Ein­zel­nut­zern, die auf diese Weise in die Lage ver­setzt wer­den, ihre In­ter­es­sen zu bün­deln und einen ge­mein­sa­men Wil­len ge­gen­über der GEMA für ihre Mit­glie­der zu bil­den. Durch die zen­tra­le Ver­hand­lung von Ge­samt­ver­trä­gen mit Nut­zer­ver­ei­ni­gun­gen für eine Viel­zahl von Mit­glie­dern er­ge­ben sich Ver­ein­fa­chun­gen im Hin­blick auf den Ab­schluss von Ver­trä­gen mit Li­zenz­neh­mern, Er­leich­te­run­gen für die ein­heit­li­che Ad­mi­nis­tra­ti­on von Li­zen­zen und somit für die Durch­set­zung des Wahr­neh­mungs­auf­trags der GEMA für die ge­setz­lich vor­ge­se­he­nen Ver­gü­tungs­an­sprü­che im Rah­men öf­fent­li­cher Mu­sik­nut­zun­gen und Ver­viel­fäl­ti­gun­gen.
• Über diese Ver­wal­tungs­ver­ein­fa­chun­gen und den ge­rin­ge­ren Auf­wand so­wohl auf Sei­ten der GEMA als auch auf Sei­ten der Ver­bän­de pro­fi­tie­ren deren Mit­glie­der durch die Ge­wäh­rung von Nach­läs­sen auf die von der GEMA auf­ge­stell­ten Ver­gü­tungs­sät­ze.

• Der Ge­samt­ver­trag be­inhal­tet die sog. „Ver­trags­hil­fe“, also die von der Nut­zer­ver­ei­ni­gung zu erbringenden Leis­tun­gen für die Ge­wäh­rung eines Ge­samt­ver­trags­nach­las­ses durch die GEMA. Als Maß­nah­men der Ver­trags­hil­fe kom­men vor allem sol­che in Be­tracht, die zu einer ad­mi­nis­tra­ti­ven Er­leich­te­rung auf Sei­ten der GEMA bei­tra­gen, d.h. ins­be­son­de­re In­for­ma­ti­ons- und Auf­klä­rungs­leis­tun­gen über die GEMA und ihre Li­zen­zie­rungs­tä­tig­keit, eine ak­tu­el­le Mit­glie­der­da­ten­be­stands­pfle­ge, Be­ra­tungs­leis­tun­gen und ein ak­ti­ves Ein­tre­ten für eine bes­se­re Zu­sam­men­ar­beit zwi­schen der GEMA und ihren Kun­den.
• Der Ge­samt­ver­trag setzt vor­aus, dass die­ser „zu an­ge­mes­se­nen Be­din­gun­gen“ ab­ge­schlos­sen wird. Die Ver­pflich­tung zum Ab­schluss eines Ge­samt­ver­trags ent­fällt, wenn der Ab­schluss nicht zu­mut­bar ist. Das be­deu­tet, dass Art und Um­fang der von der Nut­zer­ver­ei­ni­gung er­brach­ten Ver­trags­hil­fe­ mit der Höhe der ein­ge­räum­ten Nach­läs­se in ein an­ge­mes­se­nes Ver­hält­nis zu set­zen sind. Der Ge­setz­ge­ber hat hier­für in sei­ner Ge­set­zes­be­grün­dung zu § 35 VGG fol­gen­des fest­ge­legt:
  
  „Ver­ein­ba­ren die Ver­trags­schlie­ßen­den einen Ge­samt­ver­trags­ra­batt, so müs­sen Art und Um­fang der von der Nut­zer­ver­ei­ni­gung er­brach­ten Ge­gen­leis­tung mit der Höhe des ein­ge­räum­ten Ra­batts kor­re­lie­ren, damit die Ver­ein­ba­rung dem Gebot der An­ge­mes­sen­heit ent­spricht.“
   
• Der von der GEMA ge­währ­te Nach­lass ist somit ab­hän­gig von der Er­spar­nis, der durch die Zu­sam­men­ar­beit mit dem Ver­band ent­steht. Ma­ß­geb­lich hier­für ist eine wirt­schaft­li­che Be­trach­tungs­wei­se. Diese wird an ak­tu­el­len und re­gel­mä­ßig zu über­prü­fen­den Be­wer­tungs­maß­stä­ben der Zu­sam­men­ar­beit zwi­schen der GEMA und der Nut­zer­ver­ei­ni­gung aus­ge­rich­tet. Dies be­inhal­tet, dass auf­grund der Viel­zahl der Ge­samt­ver­trä­ge, die die GEMA ab­schlie­ßt und zum Zwe­cke eines aus­ge­wo­ge­nen Ver­hält­nis­ses zwi­schen Gleich­be­hand­lungs­kri­te­ri­en und Ad­mi­nis­tra­ti­ons­er­leich­te­run­gen Ver­trags­hil­fe­leis­tun­gen auch einer pau­scha­lier­ten Be­wer­tung zu Grun­de ge­legt wer­den kön­nen.

§ 35 VGG gewährt Nutzervereinigungen einen Anspruch auf Abschluss eines Gesamtvertrages. § 56 VGG schreibt vor, dass die Gesamtverträge zu veröffentlichen sind. Sie finden diese hier. 

• Die Mitglieder erhalten bei ordnungsgemäßer Anmeldung von öffentlichen Musikwiedergaben einen Gesamtvertragsnachlass für konkrete, mit der jeweiligen Nutzervereinigung vereinbarte Vertragshilfeleistungen: Dazu gehört vor allem die laufende Meldung der Mitglieder und die stetige Aufklärungs- und Informationsarbeit.

• Die Meldung der Mitglieder durch den Gesamtvertragspartner erfolgt derzeit in Form von Excel-Listen gegenüber einem Dienstleister, die in den Spalten alle notwendigen Daten zu den Mitgliedern enthalten, wie den Namen, bei juristischen Personen die Vertreter, und die Adresse. Ein entsprechendes Formular wird Ihnen vor der ersten Meldung an den Dienstleister der GEMA zur Verfügung gestellt. Dieser Meldeprozess wird in naher Zukunft durch ein digitalisiertes Format (Online-Portal) ersetzt, welches sodann vorrangig zu nutzen ist.
• Der Verband hält seine Mitglieder im Rahmen der Vertragshilfe an, dass die Mitglieder des Verbandes ihre Verpflichtungen erfüllen, ihre öffentlichen Musiknutzungen ordnungsgemäß bei der GEMA anzumelden und die Rechnungen zu bezahlen.
• Die Aufklärungsarbeit des Verbandes umfasst die laufende Information der Mitglieder zu GEMA-relevanten Themen (z.B. zum Prozedere des Lizenzerwerbs oder auch zu den Tarifen). Grundlagen hierfür stellt die GEMA auf ihrer Internetseite bereit. Außerdem unterstützt der Gesamtvertragspartner die GEMA bei Meinungsverschiedenheiten mit Mitgliedern des Gesamtvertragspartners und bei Beratungsleistungen.
• Veranstalter sollten nicht schon Mitgliedschaften bei anderen Gesamtvertragspartnern der GEMA unterhalten.
• Der Abschluss eines solchen Gesamtvertrags kann verweigert werden, wenn die Vereinigung eine zu geringe Mitgliederzahl hat. Die Schiedsstelle beim Deutschen Patent- und Markenamt bzw. das für Gesamtvertragsverfahren ausschließlich zuständige Oberlandesgericht München hat in der Vergangenheit entschieden, dass der Abschluss eines Gesamtvertrags zumindest bei einer Anzahl von 46 Mitgliedern zumutbar ist. Gesamtverträge können folglich mit Organisationen geschlossen werden, die über eine ausreichende Zahl an Mitgliedern verfügen, die ihrerseits gegenüber der GEMA als Musik nutzende Veranstalter auftreten.
• Ebenfalls kann der Abschluss eines Gesamtvertrages verweigert werden, wenn die Verwaltungsersparnis auf Seiten der GEMA mit der gewährten Nachlasshöhe für den Gesamtvertragspartner nicht miteinander korreliert. Entscheidend hierfür ist eine ökonomische Betrachtungsweise, die von der GEMA regelmäßig überprüft und der Nutzervereinigung mitgeteilt wird.

Wenn Sie am Abschluss eines Gesamtvertrags interessiert sind, bitten wir um folgende Mitteilungen. Wir werden sodann die weitere Prüfung veranlassen und uns mit Ihnen über vertragliche und ggf. weitere operative Details in Verbindung setzen.

• Wie viele Mitglieder hat Ihr Verband?
• Wie viele Mitglieder hiervon nutzen Musik als Veranstalter (Zeitraum 1 Jahr)?
• Bitte nennen Sie uns die zum Abschluss eines Vertrages vertretungsberechtigten Personen Ihres Verbandes.
• Bitte nennen Sie die Anzahl der bisher vorliegenden GEMA-relevanten Musiknutzungen Ihrer Mitglieder (ggf. schätzen).
• Bitte teilen Sie uns mit, in welchem Rahmen Sie Aufklärungs- und Informationsarbeit für Ihre Mitglieder betreffend die GEMA vornehmen wollen.
• Bitte fügen Sie entsprechende Nachweise in Bezug auf Ihren Verband bei (HR-Auszug o.ä.)

Bitte beachten Sie, dass die GEMA gegenwärtig daran arbeitet, die Voraussetzungen für die Gesamtvertragspartnerschaft ab dem Jahr 2021 neu zu gestalten. Aus diesem Grunde schließen wir neue Gesamtverträge derzeit nur zeitlich befristet für das laufende Kalenderjahr ab. Auch behalten wir uns vor, den Abschluss von Gesamtverträgen abzulehnen, wenn unter dem Gesichtspunkt der Zumutbarkeit unsere internen Compliance-Richtlinien dies erfordern.

• Im Falle von Streitigkeiten über den Abschluss oder die Änderung von Gesamtverträgen kann nach § 92 Abs. 1 Nr. 3 VGG sowohl von der Nutzervereinigung als auch von der GEMA die Schiedsstelle angerufen werden.
• Die Schiedsstelle mit Sitz in München ist zwar organisatorisch in das DPMA eingebunden, jedoch eine eigenständige Institution.
• Ein Verfahren bei der Schiedsstelle ist vor einem gerichtlichen Verfahren verpflichtend durchzuführen, § 128 Abs. 1 S. 1 VGG. Sie wird durch schriftlichen Antrag angerufen. Weitere Verfahrensvorschriften sind in den §§ 92 ff. VGG geregelt. Ein Verfahren kann schriftlich erfolgen, es können aber auch mündliche Verhandlungen angesetzt werden.
• Die Schiedsstelle wirkt auf eine gütliche Beilegung des Streifalls hin, § 102 VGG.
• Insofern die Parteien sich in einem solchen Verfahren nicht einigen – z.B. auf Basis eines Einigungsvorschlages der Schiedsstelle oder aufgrund eines Vergleichs – ist im weiteren Verlauf sodann das OLG München zuständig und setzt gem. § 130 VGG den Inhalt des Gesamtvertrags nach billigem Ermessen fest. Gegen diese Entscheidung ist gem. § 129 Abs. 3 VGG Revision beim Bundesgerichtshof (BGH) möglich.