Wie bereits in Virtuos 03/16 sowie der Ausgabe 02/ 2018 berichtet, werden elektronische Werkanmeldungen umgehend in das Dokumentationssystem der GEMA übernommen und Werkfassungen mit einer Werkfassungsnummer generiert. Die eingespielten Werkfassungen erhalten dabei entweder den Registrierstatus 1 (vollständige Dokumentation) oder den Registrierstatus 2 (manuelle Sachbearbeitung erforderlich). Aufgrund des hohen Volumens von mehr als 1,5 Millionen Werkanmeldungen pro Jahr erfolgt die Bearbeitung von Werkfassungen mit dem Registrierstatus 2 ausschließlich nutzungsbasiert. D.h. erst bei einer lizenzierten Nutzung werden Werkfassungen mit dem Registrierstatus 2 manuell bearbeitet und auf den Registrierstatus 1 umgestellt.
Für Nutzer der elektronischen Werkanmeldungen ergibt sich daraus der Vorteil, dass die angemeldeten Ansprüche innerhalb von 1–2 Werktagen in der Online-Datenbank verfügbar sind.
Da die Online-Datenbank mit den Services Musikfolgen Online und der Tonträgerlizenzierung und Recherche verknüpft ist, können die Werkfassungsnummern also in kürzester Zeit auch in die Musikfolge oder den Lizenzantrag für eine Audio- oder Musikvideo-Produktion übernommen werden. Werkmitteilungen per E-Mail werden dabei täglich verschickt. Werkmitteilungen per Brief hingegen nur einmal wöchentlich. Wünschen Sie künftig den Versand per E-Mail, genügt eine Nachricht an mitgliederservice@gema.de unter Angabe Ihrer Mitgliedsnummer.