Work declarations in the CWR format
Common Work Registration (CWR) is the international standard format of CISAC in order to register musical works for original and sub-publishers. In order to register works with GEMA in the CWR format, please use the 2.2 version. We recommend the CWR format if you register more than 1,000 works per year.
This is how the registration process via the CWR format works
Create technical prerequisites
Transfer submitter code and submitter number
Set up and text sharebox and SFTP account
Data exchange via SFTP, data protection compliant
1. Create technical prerequisites
2. Submitter code and submitter number
In order to transfer CWR data, we need your submitter code and your submitter number:
- Submitter code: Consists of 2 - 3 alphanumeric characters. You can choose this code freely. We then check with CISAC whether it is unique.
- Submitter number corresponds to the IPI name number of your publisher creating and sending out the CWR files.
3. Die Sharebox, SFTP-Account und Tests
In order to transmit the test files to us in a data protection compliant manner, we provide a sharebox for the data exchange.
After the test phase has been completed, the file exchange will take place via SFTP.
In order to set up the sharebox and the SFTP account for you, we need details from you up front:
- the contact person responsible for the CWR in your company
- his or her phone number and
- his or her e-mail address.
Please also tell us which e-mail address(es) should receive the automatic notification e-mails once we have processed a CWR file.
Please send all of the above details to regservices@gema.de.
As soon as the submitter code has been confirmed and the sharebox set up, you can upload your first test file to the sharebox. Please take our test file requirements into account.
The test file contains:
- no more than 100 works (datasets)
- all work constellations which you are going to register when carrying out live operations
Please also read the document: Further file requirements
The results of the processing of test files will then be stored in your sharebox. In the testphase, we accompany you on your journey and determine together with you, when you can submit your first “live” CWR file.
FAQs
Leider gelingt es nicht immer CWR-Dateien zu verarbeiten, da manche Dateien so schwerwiegende Fehler haben, dass die Datei nach der Vorgabe der CISAC komplett abgewiesen wird. Das heißt, kein Werk innerhalb dieser Datei konnte eingespielt werden. Senden wir Ihnen diese Rückmeldung, korrigieren Sie bitte die Datei und laden Sie sie erneut hoch.
Die Fehlermeldungen zu dem am häufigsten auftretenden Fehler sind:
-
RECORD LENGTH DID NOT MATCH THE RECORD LENGTH SPECIFIED
Die enthaltende Zeile hat eine Satzlänge, die unzulässig ist, meist basierend auf Sonderzeichen oder ungültige Zeichen, die den Satz verlängern.
Beispiel:Fehlermeldesatz, der direkt über der fehlerhaften Zeile steht:
FILF009RECORD LENGTH DID NOT MATCH THE RECORD LENGTH SPECIFIED
ALT0000000000000015D@MP D€T€CT0R ADAN -
A DETAIL RECORD HAD A RECORD SEQUENCE NUMBER INCORRECTLY INCREMENTED
Jedes neue Werk innerhalb der Datei muss mit einer fortlaufenden Sequenznummer gemeldet werden
Auszug zwei aufeinander folgender Werke:
NWR0000000000000000TESTWERK 1
SPU000000000000000101000023314ORIGINALVERLAG 1
SPU000000000000000201000007402ADMINISTRATOR 1
SPU000000000000000301000006386DEUTSCHER SUBVERLAG
SPT0000000000000004000006386 016660416703333I0276N001
...
...
...
NWR0000000200000000TESTWERK 2
SPU000000020000000101000003073ORIGINALVERLAG 4
SPU000000020000000201000006386DEUTSCHER SUBVERLAG
SPT0000000200000003000006386 006250062501875I0276N001
Nachdem ersten gemeldeten Werk mit der Sequenznummer 0, hätte die Sequenznummer fortlaufend erhöht werden müssen, statt der 2 hätte die Sequenznummer 1 sein müssen. -
RECORD TYPE WAS NEITHER A VALID TRANSACTION TYPE NOR A VALID DETAIL RECORD TYPE
Am Anfang der jeweiligen Zeile wurde ein „RECORD TYPE“ genutzt, welcher gemäß den Vorgaben der CISAC unbekannt ist.
z. B.
OPT000000000000000903000025650
STATT
OPU000000000000000903000025650ORIGINALVERLAG 3
Am häufigsten fehlt der Agreement Type.
Die Fehlermeldung innerhalb des CWR Files ist:
INTERESTED PARTY EQUAL TO PUBLISHER TYPE "SE" ON AN SPU, BUT NO AGREEMENT TYPE WAS ENTERED (GEMA ONLY)
Ein einzelner Datensatz, auch Transaktionen genannt, beinhaltet alle Daten für ein Werk, dass Sie anmelden möchten.
Der Fehler INTERESTED PARTY EQUAL TO PUBLISHER TYPE "SE" ON AN SPU, BUT NO AGREEMENT TYPE WAS ENTERED (GEMA ONLY) stellt einen Spezialfall dar, da es sich hierbei um eine GEMA Besonderheit handelt.
Für jeden Subverlag, der der GEMA angeschlossen ist - unabhängig davon, ob dieser Anschluss für das gesamte Gebiet „Welt“ gilt oder auf bestimmte Gebiete beschränkt ist - muss beim entsprechenden SPU Satz des GEMA Mitglieds der Agreement Type angegeben werden.
Gültige Werte sind:
- PS = Einzel- oder Optionsvertrag oder
- PG = Generalvertrag
Bitte ergänzen Sie den Agreement Type an den fehlenden Stellen und übermitteln Sie uns die betroffenen Werke in einer neuen CWR-Datei.