Aufgrund der Corona-Krise ergibt sich für die GEMA auch hinsichtlich der Planung der Mitgliederversammlung 2020 eine Sondersituation: Neben den rechtlichen und organisatorischen Anforderungen steht der Schutz der Gesundheit unserer Mitglieder und die Einhaltung der hierfür erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und behördlichen Vorgaben an erster Stelle. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben sich Aufsichtsrat und Vorstand nach sorgfältiger Prüfung verschiedener Durchführungsvarianten dafür entschieden, dem Beispiel vieler anderer Organisationen zu folgen und in diesem Jahr eine rein virtuelle Mitgliederversammlung abzuhalten. Rechtliche Grundlage hierfür ist ein Gesetz vom 27. März 2020, das Vereinen und anderen Organisationen aufgrund der Corona-Pandemie die Durchführung einer solchen Mitgliederversammlung erlaubt.
Auch wenn sich der Ablauf der virtuellen Mitgliederversammlung naturgemäß vom Ablauf einer Präsenzversammlung unterscheiden wird, wird die GEMA alles daransetzen, ihren Mitgliedern eine umfassende demokratische Teilhabe zu ermöglichen. Zu diesem Zweck wird die GEMA verschiedene Informationsangebote und interaktive Teilnahmemöglichkeiten wie E-Voting im Vorfeld und Live-Stream, Live-Diskussion und Live-Voting während der Versammlung zur Verfügung stellen.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Termine und Informationen zu Ihren Mitwirkungsmöglichkeiten bei der Mitgliederversammlung.
Einladungen, Tagesordnung und Transparenzbericht
Die Einladung zur Mitgliederversammlung wird in diesem Jahr bereits sechs Wochen vor dem Versammlungstermin – d.h. ab dem 18. August 2020 – per Post versandt.
Die Tagesordnung zur Mitgliederversammlung und den nach dem Verwertungsgesellschaftengesetz zu veröffentlichenden Transparenzbericht können Sie fünf Wochen vor der Mitgliederversammlung– d. h. ab dem 21. August 2020 – hier als Download abrufen.
Mitglieder, die bis zum 31. Dezember 2019 einen Antrag auf postalischen Versand gestellt haben, erhalten drei Wochen vor der Mitgliederversammlung zusätzlich eine Druckversion der Tagesordnung per Post.
Mitwirkungsmöglichkeiten
Der Ablauf der virtuellen Mitgliederversammlung wird sich soweit wie möglich am Ablauf der Präsenzversammlung orientieren: Mit einer virtuellen Versammlung der außerordentlichen und angeschlossenen Mitglieder am 29. September und den virtuellen Berufsgruppen¬ver¬sammlungen und der virtuellen Hauptversammlung der ordentlichen Mitglieder am 30. September und 1. Oktober.
Folgende Teilnahmemöglichkeiten stehen Ihnen für eine bequeme und sichere Mitwirkung von zuhause aus zur Verfügung:
Persönliche digitale Teilnahme während der Mitgliederversammlung
Alle angeschlossenen, außerordentlichen und ordentlichen Mitglieder können an ihren Versammlungen per Live-Stream und Live-Diskussion teilnehmen. Die Wahlen und Abstimmungen in den Versammlungen der ordentlichen Mitglieder und Delegierten der außerordentlichen und angeschlossenen Mitglieder werden per digitalen Live-Voting durchgeführt.
Vereinfachtes und verlängertes E-Voting im Vorfeld der Mitgliederversammlung
Ordentliche Mitglieder und Delegierte, die an der Mitgliederversammlung aus zeitlichen Gründen nicht teilnehmen können, können ihre Stimme im Vorfeld per E-Voting abgeben. Um die Teilnahme zu erleichtern, wird das Anmeldeverfahren in diesem Jahr vereinfacht und der Zeitraum für die Stimmabgabe per E-Voting auf insgesamt zwei Wochen verlängert.
Stellvertretung
Darüber hinaus besteht für ordentliche Mitglieder die Möglichkeit, einen Stellvertreter für die digitale Teilnahme an der Mitgliederversammlung zu bevollmächtigen.
Bitte beachten Sie folgende wichtige Änderung: Eine Übertragung mehrerer Stimmen auf einen Stellvertreter ist mit dem Live-Voting technisch nicht vereinbar. Ein Stellvertreter kann daher in diesem Jahr ausnahmsweise nur ein Mitgliedvertreten und für dieses das Stimmrecht etc. ausüben. Für jedes Mitglied muss daher jeweils ein eigener Stellvertreter über das Online-Registrierungssystem angemeldet werden. Bitte beachten Sie zudem, dass aus dem gleichen Grund nur externe Stellvertreter (= Keine GEMA-Mitglieder) bevollmächtigt werden können.
Beispiel:
- Ein ordentliches Urhebermitglied kann bei Bedarf ein Familienmitglied oder eine andere Vertrauensperson als Stellvertreter anmelden. Der Stellvertreter darf kein GEMA-Mitglied sein und kann nur dieses Urhebermitglied vertreten.
- Ein ordentliches Verlagsmitglied, das an der Mitgliederversammlung teilnehmen möchte, muss hierfür einen Stellvertreter (im Verlag tätige oder sonstige Person) anmelden. Der Stellvertreter darf kein GEMA-Mitglied sein und kann nur dieses Verlagsmitglied vertreten.
Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Suche nach einem Stellvertreter. Bitte schicken Sie hierfür bis zum 24. August 2020 eine E-Mail mit dem Betreff „Stellvertretung“ an folgende E-Mail-Adresse: mitgliederversammlung@gema.de
Stimmrechtsausübung durch außerordentliche und angeschlossene Verlagsmitglieder
Für die Stimmrechtsausübung durch außerordentliche und angeschlossene Verlagsmitglieder gilt die gleiche Einschränkung wie für die Stellvertretung. Ein Verlagsvertreter kann in diesem Jahr ausnahmsweise nur ein Verlagsmitglied vertreten. Für jedes Verlagsmitglied muss daher jeweils ein eigener Verlagsvertreter (Inhaber, Geschäftsführer, Handlungsbevollmächtigter etc.) angemeldet werden.
Bitte beachten Sie, dass für alle genannten Mitwirkungsmöglichkeiten eine Online-Registrierung im Vorfeld der Mitgliederversammlung erforderlich ist. Das Online-Registrierungssystem steht Ihnen ab dem 26. August 2020 zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Ablauf der virtuellen Mitgliederversammlung, zu Ihren Mitwirkungsmöglichkeiten und zu den (technischen) Teilnahmevoraussetzungen erhalten Sie ab dem 18. August 2020 mit Ihrer Einladung zur Mitgliederversammlung und unter www.gema.de/mitgliederversammlung.
Informationen zur virtuellen Mitgliederversammlung und zur Tages-ordnung
Ergänzend zur Tagesordnung werden wir Ihnen ab dem 21. August umfassende Informationsmaterialien (Erklärvideos, Präsentationen, Fragen und Antworten etc.) zu allen relevanten Tagesordnungspunkten zur Verfügung stellen.
Zudem können Sie sich im Vorfeld der Mitgliederversammlung im Rahmen einer digitalen Roadshow über den Ablauf der Mitgliederversammlung und den Inhalt der Tagesordnung informieren und Fragen dazu stellen. Einzelheiten hierzu erhalten Sie mit Ihrer Einladung zur Mitgliederversammlung.
Weitere Informationen und die Kontaktdaten zu unserer Hotline, an die Sie sich bei technischen Fragen wenden können, finden Sie in den kommenden Wochen hier.
Mitgliederanträge und Vorschläge für die Wahl des Wahlausschusses
Aufgrund der Verschiebung der Mitgliederversammlung gilt eine neue Frist für die Einreichung von Mitgliederanträgen für die Tagesordnung und von Wahlvorschlägen für die Wahl des Wahlausschusses. Diese können gemäß den satzungsmäßigen Bestimmungen bis zum4. August 2020, 24 Uhr eingereicht werden.
Bitte schicken Sie Mitgliederanträge per Post an GEMA, Rechtsabteilung, Rosenheimer Straße 11, 81667 München, oder per E-Mail als PDF an antrag.mitgliederversammlung@gema.de.
Für die Einreichung von Wahlvorschlägen für die Wahl des Wahlausschusses verwenden Sie bitte das folgende Formular und schicken dieses an die darin angegebene Post- oder E-Mail-Adresse.
Einreichung von Wahlvorschlägen
Bitte beachten Sie für die Einreichung von Mitgliederanträgen und Wahlvorschlägen auch die Informationen in der virtuos 04-2019 auf Seite 30 bis 33.
Artikel zur Mitgliederversammlung in der virtuos 2019/4
Kontakt bei Fragen
Bei Fragen können Sie gerne per E-Mail mit uns unter mitgliederversammlung@gema.de Kontakt aufnehmen.