So melden Sie Ihr Festival bei der GEMA an

Musikfestivals sind in der Regel jährlich wiederkehrende musikalische Großveranstaltungen, die meistens mehrere Tage dauern.

Dabei treten Bands, DJs, Künstlerinnen und Künstler auf und spielen überwiegend ihr eigenes Repertoire.

Bei einem Musikfestival können auch mehrere Konzerte nacheinander stattfinden, wobei jeder Auftritt als Konzert für sich allein stehen kann.

Nein, wir behandeln alle Festivals gleich. Die Lizenzen, die Sie brauchen, um Musik auf Festivals zu spielen, sind genau die gleichen, und die Preise dafür basieren auf demselben Tarif.

Wenn Sie eine Lizenz erwerben, sorgen Sie dafür, dass die Musikschaffenden fair bezahlt werden. Und gleichzeitig sind Sie mit dafür verantwortlich, dass Menschen auch in Zukunft die Musik schreiben und spielen, die wir lieben. Denn hinter der kreativen Leistung der Komponisten und Textdichterinnen steckt harte Arbeit. Wie das Patentrecht den Erfinder schützt, so schützt das Urheberrecht die Musikschaffenden.

Wir schützen das geistige Eigentum unserer Mitglieder, vertreten ihre Interessen und sichern ihnen so ihr Einkommen, wenn ihre Werke von anderen genutzt werden.

Lizenzen für Festivals berechnen wir nach dem Tarif U-K. Dabei steht das U für Unterhaltungsmusik. Die Preise sind die gleichen wie bei Konzerten der Unterhaltungsmusik.

Alle wichtigen Informationen finden Sie kompakt und übersichtlich im Tarif U-K.

Der Preis, den wir für Ihre Lizenz berechnen, hängt von zwei Kriterien ab:

• Ihren Netto-Umsätzen aus dem Kartenverkauf
• der Besucherzahl des Festivals

Dabei gilt folgende Staffelung:

• bis zu 2.000 Personen: 5,75 % der Netto-Umsätze
• bis zu 15.000 Personen: 7,60 % der Netto-Umsätze
• über 15.000 Personen: 8,00 % der Netto-Umsätze

Außerdem gibt es Mindestpreise, die wir für jede Veranstaltung berechnen, ganz egal, wie Ihre Umsätze unterm Strich aussehen:

• bis zu 150 Personen: 25,10 €
• bis zu 300 Personen: 50,20 €
• je weitere 150 Personen: 25,10 €

Kurz gesagt: alle Veranstaltungen mit Unterhaltungsmusik, bei denen Musik im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht und vor Publikum gespielt wird.

Das kann Livemusik sein, aber auch DJ-Performances und Musik, die z. B. von CD oder als MP3 abgespielt wird.

Wichtig: Bei Festivals und Konzerten dreht sich alles um die Musik. So unterscheiden sie sich von Veranstaltungen, bei denen die Musik nicht die Hauptsache ist, sondern eher im Hintergrund stattfindet.

Die Preise für Musiknutzungen berechnen wir pro Festival. Dabei hängt der Preis, den wir für Ihre Lizenz berechnen, vor allem von Ihren Netto-Umsätzen aus dem Kartenverkauf ab.

Und noch ein paar Details sind wichtig:

• Umsatzsteuer, Vorverkaufs- und Systemgebühren werden vom Kartenpreis abgezogen.
• Weitere im Kartenpreis enthaltene Leistungen dürfen nicht vom Kartenpreis abgezogen werden (z. B. für Campinganteile bei Festivalveranstaltungen, Farbbeutel, T-Shirts bei Holi-Festivals u. Ä.).
• Umsätze aus Leistungen, die nur in Verbindung mit einem gekauften Ticket möglich sind, werden zu den Umsätzen aus dem Kartenverkauf addiert (z. B. gesonderte Campingkarten u. Ä.).
• Produkte oder Leistungen, die im Rahmen der Festivals unabhängig von den Eintrittskarten erworben werden können, werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt (z. B. Tickets für Parkplätze, T-Shirts etc.).

Bei Festivals mit überwiegend freiem Zutritt addieren wir zusätzlich zum eventuell erzielten Kartenumsatz folgende Kosten:

• die Bezahlung der Künstlerinnen und Künstler
• alle direkten Produktionskosten, wie z. B. Kosten für Bühnenaufbau und -abbau, Mietkosten, Technik- und Lichtkosten, Security, Werbung u. Ä.

Diesen Betrag nehmen wir dann anstelle des Netto-Kartenumsatzes als Basis, um zu berechnen, was Sie für Ihre Lizenz zahlen. Danach sind die Kosten genauso gestaffelt, wie bei Festivals mit Eintritt.

Festivals ohne Eintritt können z. B. Werbeveranstaltungen, Produktpräsentationen, „Umsonst und draußen-Festivals“ u. Ä. sein.

Bei zusätzlichen umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen und geldwerten Vorteilen berechnen wir zusätzlich 7 % auf den Umsatz durch den Kartenverkauf (bzw. auf die Bezahlung der Künstler und Produktionskosten bei Festivals mit überwiegend freiem Eintritt).

Das gilt z. B., wenn Sie Geld durch Werbung, Sponsoring, öffentliche Förderungen oder damit vergleichbare Zuwendungen bekommen. 

Wichtig: Informieren Sie uns immer vor Beginn der Veranstaltung, wenn Sie im Rahmen Ihres Festivals solche zusätzlichen Einnahmen haben.

Medienkooperationen oder Sachzuwendungen zählen nicht als geldwerter Vorteil, wenn Sie als Veranstalter weder direkt noch indirekt Geld von Dritten erhalten.

Um sicherzugehen, dass all Ihre Angaben richtig bzw. vollständig sind und damit Sie immer die richtigen Preise zahlen, haben wir rechtlich die Möglichkeit, uns Ihre Unterlagen zur Veranstaltung anzusehen.

Bitte melden Sie uns Ihre Veranstaltung immer schon vorab an. Nach dem Festival brauchen wir außerdem noch folgende Informationen von Ihnen:

• alle Setlists
• den Umsatz aus dem Kartenverkauf
• die Anzahl der Besucher

Wichtig für Sie: Bitte schicken Sie uns diese Angaben innerhalb von sechs Wochen nach dem Festival.

Wenn wir nichts von Ihnen hören oder erst zu spät, dann berechnen wir Ihren Kartenumsatz selbst. Dabei gehen wir dann von der größtmöglichen Besucherzahl und dem höchsten Eintritt aus.

Wichtig für Sie: Nachlässe bei Jahrespauschal- und Gesamtverträgen können wir Ihnen nur dann geben, wenn Sie uns Ihr Festival vorab angemeldet haben und Sie uns die zusätzlichen Informationen rechtzeitig melden. 

Alle wichtigen Informationen dazu finden Sie auch im Tarif U-K.

Wenn Sie Mitglied einer Organisation sind, mit der wir einen Gesamtvertrag haben, bekommen Sie einen Nachlass, der je nach Vertrag unterschiedlich hoch ist. 

Außerdem können Sie Jahrespauschalverträge abschließen. Das ist beispielsweise interessant für Sie, wenn Sie neben Ihrem Festival im gleichen Jahr noch andere Veranstaltungen durchführen, die unter den Konzert-Tarif (Tarif U-K) fallen.

Mit einem Jahrespauschalvertrag erhalten Sie folgende Preisnachlässe:

• bis 10 Veranstaltungen: kein Nachlass
• bis 30 Veranstaltungen: 10 % Nachlass (gerechnet ab der 11. Veranstaltung)
• ab der 31. Veranstaltung: 14,5 % Nachlass (gerechnet ab der 31. Veranstaltung)

Die erste Veranstaltung ist in dieser Aufstellung immer diejenige, die als erste im Kalenderjahr stattgefunden hat. Die Nachlässe gelten immer für die chronologische Reihenfolge, in der Sie die Festivals oder Konzerte durchführen.

Die Preise für die Musiknutzung umfassen nur das Festival mit dem Umfang, den Sie uns gemeldet haben.

Falls Sie diese Musik in andere Räume oder Locations übertragen, brauchen Sie dafür von uns eine zusätzliche Lizenz.

Wichtig für Sie: Grundsätzlich sind Nutzungen von Musik nur dann im Preis unserer Lizenz enthalten, wenn es dazu auch einen passenden Vertrag zwischen den Veranstaltern und den Künstlerinnen und Künstlern gibt, die die Werke spielen.  

Für Festivals, die online gestreamt werden, gibt es ein Lizenzpaket – das sogenannte „Lineare Streaming“ im Tarif VR-OD 10.

Lineares Streaming bedeutet, dass die Veranstaltung live ausgestrahlt wird. Dabei können die Zuschauer den Stream sowohl anhalten als auch zurückspulen.

Sollte der Stream sehr hohe Einnahmen ab 24.000 € pro Jahr erzielen, fällt dieses Festival unter den Tarif VR-OD 15.

Für Elektrofestivals berechnen wir die gleichen Preise wie für Konzerte mit Unterhaltungsmusik. Dabei gilt der Tarif U-K.

Das heißt, dass die Musikwiedergabe des DJs für ein vorrangig zu diesem Zweck versammeltes Publikum erfolgt und im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht. Der Auftritt des DJs hat also den Charakter eines Konzerts, und für die Veranstaltung gilt der gleiche Tarif wie für Konzerte mit Unterhaltungsmusik – der Tarif U-K.

Wenn ein DJ dagegen Hintergrund- oder Pausenmusik abspielt oder Musik nur einsetzt, um bestimmte Programmpunkte bzw. Aktionen zu unterstützen, gilt das nicht als Konzertcharakter. 

Wichtig: Der Veranstalter muss uns immer nachweisen, dass der DJ-Act Konzertcharakter hat.

Alle Informationen dazu im Detail finden Sie in unserem Verteilungsplan:

§ 87a DJ-Acts mit Konzertcharakter

Bei der Verteilung nach Veranstaltungen gemäß § 86 werden auch den Formatvorgaben der GEMA entsprechende Nutzungsmeldungen zu mechanischen Wiedergaben durch DJs berücksichtigt, soweit die Musikwiedergabe für ein vorrangig zu diesem Zweck versammeltes Publikum erfolgt und im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht (DJ-Acts mit Konzertcharakter). Nicht unter diese Bestimmung fallen z. B. Wiedergaben als Hintergrund-, Pausen und Füllmusik. Der Konzertcharakter ist durch den Veranstalter zu bestätigen.

Die Setlist ist eine Liste mit allen Songs einer Band bzw. einer Künstlerin, die auf einem Konzert oder Festival gespielt werden. Mithilfe der Setlist wissen wir, wessen Musik wann und wo gespielt wurde, und können die Einnahmen aus Lizenzen an die richtigen Urheberinnen und Urheber als Tantiemen auszahlen.

Folgende Angaben müssen auf der Setlist stehen:

• Name der Band/des Künstlers
• alle gespielten Lieder (inkl. Zugaben)
• Datum und Ort des Auftritts
• Ihre Kundennummer
• bei Coversongs: Urheber/Interpret der Originalversion des Songs

Im besten Fall sagen Sie uns noch die Uhrzeit des Auftritts und die Werknummern der gespielten Musik.

Bei allen Veranstaltungen mit Livemusik dienen die Setlists als Grundlage, um die Lizenzeinnahmen als Tantiemen an die richtigen Urheberinnen und Urheber auszuzahlen.

Damit wir allen Urheberinnen und Urhebern auch faire Tantiemen auszahlen können, brauchen wir bei Liveauftritten von jeder Band/jeder Künstlerin/jedem DJ-Liveact eine Setlist.

Ein Beispiel: Bei einem Festival treten auf insgesamt 3 Bühnen verschiedene Künstlerinnen und Künstler auf. Dafür benötigen wir für alle durchgeführten Auftritte auf allen 3 Bühnen eine Setlist.

Sie müssen nur Setlists von den Bands/Künstlern/DJs einreichen, die auch live aufgetreten sind. Hintergrundmusik auf dem Gelände oder bei Partys ohne Liveacts brauchen Sie hier nicht einzutragen.

Kurz und knapp: Für DJ-Liveacts benötigen wir von Ihnen immer eine Setlist, damit wir die Tantiemen fair auszahlen können. Für alle anderen DJ-Auftritte müssen Sie keine Setlists einreichen.

Das ist der Unterschied: Ein DJ spielt Tonträger (Vinyls, CDs, MP3) von anderen Produzenten/Künstlern und mischt diese in seinem DJ-Set professionell ineinander. Bei einem Liveact dagegen spielen die Künstlerinnen und Künstler fast ausschließlich Kompositionen und Liveremixe, mischen diese ineinander und verändern sie.

Cover-Bands spielen Songs von anderen Urheberinnen und Urhebern. Wir kümmern uns darum, dass die Rechteinhaber wie Komponisten oder Textdichterinnen fair für ihre Kreativität bezahlt werden. Das können wir nur tun, wenn wir wissen, welche Werke von wem, wann und wie oft gespielt wurden.

Setlists können Sie schnell und einfach über unser Onlineportal einreichen. Entweder Sie tragen dort die Werke jedes Künstlers einzeln ein oder Sie geben die Setlists gesammelt in unsere Excel-Vorlage ein. Außerdem bekommen Sie in unserem Onlineportal einen Link für Veranstalter, den Sie an Bands/Künstler/Managements weiterleiten können. Damit können diese ihre gespielten Werke ganz einfach selbst hochladen.

Damit Sie als Veranstalter rechtlich immer auf der sicheren Seite sind, ist es wichtig, dass Sie sich darum kümmern, dass die Künstlerinnen und Künstlern eine Setlist bei uns einreichen. Das geht schnell und einfach über den Link für Veranstalter in unserem Onlineportal, den Sie an Bands, Künstler oder deren Managements weiterleiten können.

Wenn wir keine oder nicht alle Setlists von Ihnen bekommen, können wir das Geld aus den Lizenzgebühren für das Festival entweder gar nicht, nicht fair oder viel zu spät an die richtigen Urheberinnen und Urheber auszahlen. Und genau das können Urheberinnen und Urheber jederzeit bei uns reklamieren.

Für uns bedeutet das: Viel Aufwand und hohe Kosten, weil wir Tantiemen, die wir bereits ausgezahlt haben, ggf. zurückfordern, neu berechnen und verteilen müssen.

Deswegen gilt: Sollten wir innerhalb von sechs Wochen nach dem Festival keine Setlist von Ihnen bekommen, berechnen wir Ihnen 10 % des Betrags, den Sie für die Lizenz bezahlt haben, zusätzlich. Mögliche Gesamtvertragsnachlässe spielen dabei keine Rolle.

Wichtig für Sie: Wir benötigen Ihre Setlists in jedem Fall, auch wenn Sie diese erst nachträglich einreichen.

Wenn wir keine oder nicht alle Setlists von Ihnen bekommen, können wir das Geld aus den Lizenzgebühren des Festivals entweder gar nicht, nicht fair oder viel zu spät an die jeweiligen Urheberinnen und Urheber auszahlen. Und genau das können Urheberinnen und Urheber jederzeit bei uns reklamieren.

Für uns bedeutet das: Viel Aufwand und hohe Kosten, weil wir Tantiemen, die wir bereits ausgezahlt haben, neu berechnen und verteilen müssen.

Sie haben noch Fragen rund ums Thema Festival? Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an festival@gema.de.